Cloudprinting: waarom het gewoon onderdeel moet zijn van je moderne werkplek

De manier waarop we werken is veranderd. Ook jouw medewerkers werken vandaag de dag waarschijnlijk in de cloud, slaan hun documenten op in SharePoint of OneDrive en werken ook vanuit huis. Maar hoe zit het met printen? Is dat al net zo modern georganiseerd als de rest van de werkplek? Of staan er nog printservers op kantoor, worstel je met drivers en printen je medewerkers hun documenten al voordat ze bij het apparaat staan?

Cloudprinting is de logische keuze om gemakkelijk en veilig te printen in een cloudomgeving. Daarom maakt deze oplossing bij IT Local standaard onderdeel uit van de slimme werkplek. In dit artikel vertellen we je er graag wat meer over en lees je wat cloudprinting is, wat de voordelen zijn en wat je van ons mag verwachten.

Wat is cloudprinting?

Cloudprinting betekent dat printopdrachten niet meer via een lokale printserver lopen, maar via een cloudplatform. Gebruikers loggen in met hun Microsoft 365-account en zien automatisch de juiste printers, ongeacht waar ze werken. Een printopdracht wordt veilig via de cloud naar de juiste printer gestuurd. Dat kan een printer op kantoor zijn, op een andere vestiging of zelfs een printer bij een thuiswerkplek. Een opdracht wordt pas afgedrukt wanneer je deze bij de printer bevestigt, eventueel na identificatie voor extra veiligheid.

Het beheer is eenvoudiger: geen printservers meer die onderhouden moeten worden, geen losse drivers per werkplek en geen handmatige installaties bij nieuwe medewerkers.

Waarom is dit logisch als je in de cloud werkt?

Traditioneel printen past simpelweg niet meer bij het moderne werken in de cloud. Werk je bijvoorbeeld met Microsoft 365, dan draaien applicaties en documenten in een extern datacenter in plaats van op je lokale pc. De printer staat echter nog fysiek op kantoor. Zonder cloudprinting moet een document eerst worden gedownload naar een lokaal apparaat en daarna opnieuw naar de printer worden verzonden. Dit zorgt voor extra stappen, mogelijke driverproblemen, afhankelijkheid van lokale printservers en verhoogde beveiligingsrisico’s.

Cloudprinting lost dit op door de printopdracht rechtstreeks en versleuteld vanuit de cloudomgeving naar de printer te sturen, zonder traditionele printserver. Dat maakt printen locatie-onafhankelijk, beter beheersbaar en veiliger, vooral in organisaties met meerdere vestigingen, hybride werkplekken of strenge compliance-eisen.

Wat merken je medewerkers ervan?

Heel simpel: het werkt… overal. Je medewerkers kunnen printen vanaf elk apparaat en vanaf elke locatie. Ze zien automatisch de printers die voor hen beschikbaar zijn. Werk je met meerdere vestigingen? Dan kun je op elke locatie de juiste printer selecteren.

Follow-me-printing
Een veelgebruikte functie is follow-me-printing. Daarbij stuur je jouw printopdracht naar de cloud en haal je de printje(s) op bij een printer naar keuze binnen het netwerk. Pas na je bevestiging en eventueel identificatie (via een pincode of app) wordt het document daadwerkelijk geprint. Dat heeft verschillende voordelen: je print waar jij op dat moment bent, vertrouwelijke documenten blijven niet onbeheerd in de uitvoerlade liggen en je voorkomt verspilling doordat je jouw documenten pas print na bevestiging bij de printer.

Wat ook handig is dat je medewerkers thuis alvast iets kunt printen en het de volgende dag op kantoor ophalen.

Minder beheer, minder frustratie

Voor IT-beheerders (en dus ook voor ons als jouw IT-partner) maakt cloudprinting een wereld van verschil. Geen printservers meer die onderhouden moeten worden, geen losse drivers per werkplek en geen handmatige installaties bij nieuwe medewerkers.

Wat ook handig is is dat je als beheerder gasten toegang kunt geven tot bepaalde printers.

“We koppelen de printomgeving aan Microsoft 365, maken printergroepen aan en stellen beleid in. Nieuwe medewerkers loggen in en zien automatisch de juiste printers. Dat scheelt enorm veel beheerwerk én supporttickets.”
Freek Konings, engineer bij IT Local

Veilig en AVG-proof

Een sollicitatiebrief die nog op de printer ligt, een financieel rapport dat per ongeluk naar de verkeerde printer wordt gestuurd en afgedrukt, een medewerker die massaal dossiers uitprint, een hacker die toegang krijgt tot een kantoorprinter en vertrouwelijke documenten kan inzien… met cloudprinting kun je veel van dit soort veiligheidissues voorkomen, want:

Printopdrachten worden versleuteld verstuurd en gekoppeld aan een geauthenticeerde gebruiker via Entra ID.
Documenten worden pas geprint nadat je de printopdracht op het apparaat bevestigt, eventueel na identificatie met een pincode of een app.
Door centraal printbeleid in te stellen kun je regelen wie waar mag printen, hoeveel iemand mag printen en wanneer beveiligd printen verplicht is.

Inzicht en grip op kosten

Cloudprinting geeft je inzicht in hoe en hoeveel er binnen jouw organisatie geprint wordt en voorkomt onnodige kosten. Ook hier helpt het instellen van een centraal printbeleid. Om kosten te besparen kun je bijvoorbeeld standaard dubbelzijdig printen, in zwart-wit in plaats van in kleur printen of limieten per gebruiker of afdeling instellen.

Daarnaast voorkom je verspilling doordat documenten pas worden geprint na bevestiging bij de printer. Geen stapels vergeten prints meer dus.

Welke oplossing bieden wij?

Wij werken met een toonaangevende cloudprintoplossing die volledig geïntegreerd is met Microsoft 365 en identity-based is via Entra ID. De software is geschikt voor vrijwel alle moderne printers. Bestaande printers kunnen in de meeste gevallen gewoon blijven staan, je hoeft dus niet per se te investeren in nieuwe hardware.

Wat wij concreet voor je doen

Cloudprinting is bij ons geen losse tool, maar onderdeel van onze slimme werkplek. Wij zorgen voor de volledige inrichting én het beheer en ondersteuning.

Inrichting
Nadat we alle gewenste instellingen met je door hebben gesproken gaan we de software voor je installeren en alles inrichten. Deze werkzaamheden voeren we daarbij uit:

Aanmaken van de cloudprintomgeving
Koppeling met Microsoft 365
Inrichten van printergroepen
Instellen van beleidsregels
Configuratie van kleur/zwart-wit en papierbakken
Inrichten van beveiligd printen met pincode of app (als je dat wenst en mist de printer dit ondersteunt)
Activeren van follow-me-printing (als je dat wenst)

Daarna: beheer en ondersteuning
Als de software eenmaal draait monitort onze beheerafdeling de printomgeving. Is er een storing? Dan is onze Servicedesk je aanspreekpunt om het op te lossen of om je verder te helpen. Ligt het probleem bij het fysieke apparaat zelf? Dan schakelen wij de leverancier in. Ook zorgen wij voor het doorvoeren van wijzigingen, bijvoorbeeld bij nieuwe medewerkers, andere rechten of een extra locatie.

“Iedereen kent het moment waarop een printer nét niet doet wat je verwacht. Met cloudprinten halen we veel van die complexiteit weg uit de printomgeving. Klanten die onze oplossing gebruiken ervaren daardoor aanzienlijk minder softwarestoringen dan bij klassieke printomgevingen.”
Bart Boer, accountmanager bij IT Local

Cloudprinting als onderdeel van jouw slimme werkplek

Gemakkelijk en veilig printen, inzicht en grip op kosten en geen omkijken naar het beheer… wil je weten hoe cloudprinting binnen jouw organisatie kan worden ingericht? We laten het je graag zien als onderdeel van onze slimme werkplek. Bel Bart Boer voor meer informatie (06 43 75 97 42) of stuur hem een e-mail.