4 mei, 2023
Microsoft Teams viert deze maand haar 6e verjaardag en trakteert op haar grootste update ooit. De online samenwerkingstool had in 2022 zo'n 270 miljoen actieve maandelijkse gebruikers en is daarmee één van de snelst groeiende tools binnen het Microsoft ecosysteem. Sinds 28 maart is de public preview versie beschikbaar gemaakt voor organisaties. Wij hebben dus nu zo'n vijf weken met de 'nieuwe' versie van Teams kunnen spelen. In dit artikel beschrijven we wat ons is opgevallen, wat er veranderd is en wat er volgens Microsoft nog komen gaat.
Wat ons opviel:
De performance
Wij werken binnen IT Local intensief met Microsoft Teams en het merendeel van onze medewerkers heeft het schuifje omgezet om 'de nieuwe' Teams te gebruiken. Het eerste dat ons opviel was de performance. Microsoft heeft naar eigen zeggen Teams vanaf de grond opnieuw opgebouwd en sterk afgeslankt. Dat is te merken.
Zoals je hierboven kunt zien heeft de app maar half zo lang nodig om op te starten, vergeleken met wat we van Teams gewend waren.
De task manager geeft aan dat Teams 50% minder geheugen gebruikt dan voorheen. Dit lagere verbruik zorgt voor minder druk op de CPU, waardoor je computer meer programma's naast Teams zal kunnen runnen. Het programma zal dus ook toegankelijker worden voor de minder high-end apparatuur. Daarnaast heeft het een positieve invloed op het batterijverbruik van je apparaat en ook de beeldkwaliteit tijdens het videobellen en -vergaderen is stukken verbeterd. Onder de motorkap zijn er dus ontzettend nuttige ontwikkelingen geweest!
De vormgeving
De vormgeving is ook goed onder handen genomen. Het klassieke Teams-paars is gedegradeerd tot een accent-kleur en werd vervangen door rustiger ogende, lichte grijswaarden. Dit, gecombineerd met het feit dat de resolutie binnen de app is verbeterd, geeft gevoelsmatig meer open ruimte. Verder zijn er een paar functionaliteiten toegevoegd om de nieuwe Teams prettiger aan de ogen te maken.
Zo synchroniseert Teams voortaan haar light- en dark mode met de instellingen van je Windows-apparaat. Daarnaast krijg je de optie om de tekstballonnen in verschillende teams en chats een eigen kleurtje te geven of groepsprofielfoto's voor je teams en groepschats in te stellen. Zo kun je je Teams net een beetje meer overzichtelijk en persoonlijk maken.
Het gebruiksgemak
Dan vallen er nog wat zaken op over het gebruiksgemak. Zo is er in de nieuwe Teams-omgeving de mogelijkheid ingebouwd om meerdere tenants (gebruikersprofielen) in te stellen. Dit is ideaal voor iedereen die in meerdere organisaties met Teams werkt. Denk bijvoorbeeld aan een student die Teams zowel voor school als voor werk moet gebruiken. In plaats van uit te loggen met het schoolaccount en vervolgens weer in te moeten loggen met het werkaccount, kan de student nu simpel en snel van profiel wisselen. Open je een Teams-vergadering vanuit je agenda in Outlook? Dan opent de vergadering automatisch binnen het juiste profiel. Vooral onze IT-consultants, die zowel werkzaam zijn in onze eigen Teams-omgeving als de omgeving van onze klanten, zijn lyrisch over deze verandering.
Binnen je Teams-kanalen verschijnen nieuwe posts tegenwoordig bovenaan. Ondanks dat dit een kleine verandering is, voelt het logischer en natuurlijker. Iedereen is inmiddels gewend dat een feed de nieuwste artikelen bovenaan plaatst, en ook Microsoft heeft hier op ingespeeld.
Verder heeft de geminimaliseerde chat een overhaul gehad. Voorheen was het notificatievenster dat verscheen wanneer je een Teams-bericht ontving nét te klein om volledige berichten weer te geven, waardoor je noodgedwongen het venster weer moest openen om te lezen of reageren. Na de nieuwe update verschijnt er een groter venster, met het volledige bericht en de mogelijkheid om er vanuit dit mini-venster gelijk op te reageren.
Wat vindt ons team van Teams?
Robin Mulder
Engineer
Vormgeving
"Alles past beter in het totaalplaatje van Windows en oogt een stuk moderner."
Gebruiksgemak
"Het gemak is grotendeels onveranderd. Wel zijn de gifjes makkelijker vindbaar, en dat vind ik als gifjes-fan mooi. Dat de nieuwste posts bovenaan verschijnen is ook een fijne verandering. Wel jammer dat gedeelde bestanden automatisch in de 'alleen lezen'-modus openen."
Performance
"De beeldkwaliteit is stukken beter en alles voelt over het algemeen 1000x sneller."
Jeroen Bos
Consultant
Vormgeving
"Voor mijn gevoel is de vormgeving nog niet helemaal af. Wel is de resolutie een stuk beter, waardoor de app meer open ruimte heeft. Persoonlijk vond ik de oude versie mooier."
Gebruiksgemak
"Het gebruiksgemak van Teams was altijd al top, maar gezien ze de applicatie helemaal opnieuw hebben opgebouwd hadden ze volgens mij veel meer uit deze update kunnen halen."
Performance
"De 'nieuwe' Teams voelt sneller en ik hoef het programma niet meer volledig te sluiten om een PowerBI-rapportage te kunnen runnen, dus dat is mooi!"
Damian Kootstra
Servicedesk-medewerker
Vormgeving
"Er is niet te veel veranderd, dus alles voelt nog vertrouwd. Het kleurenschema is wel drastisch verbeterd!"
Gebruiksgemak
"Prettig dat de nieuwe posts bovenaan verschijnen. Het snel antwoorden in de geminimaliseerde modus is ook verbeterd; voorheen kon je het volledige bericht bijna nooit lezen en nu kun je in één oogopslag lezen en gelijk antwoorden."
Performance
"Alles gaat veel sneller. Er wordt merkbaar minder geheugen verbruikt. De beeldkwaliteit lijkt ook veel beter te zijn."
Wat er volgens Microsoft nog komen gaat:
De oude vertrouwde apps
Zoals we eerder al aangaven is de public preview-versie nog niet helemaal af. Zo missen er bepaalde functies, waaronder de tabbladen binnen teams en kanalen, een werkende to-do applicatie en een uitbreiding in customization; zoals bijvoorbeeld de mogelijkheid om het kleurenschema binnen je groepen aan te passen. Microsoft wist een aantal van deze ontbrekende functies al wel te teasen. We verwachten daarom dat er in de komende maanden updates zullen volgen om tot een meer voltooid product te komen, voordat de 'nieuwe' Teams naar alle gebruikers uitgerold wordt.
Microsoft heeft beloofd om in de nabije toekomst een update uit te rollen, waar onder andere third party apps, line of business (LOB) apps en geavanceerde opties binnen oproepen en vergaderingen in verwerkt zitten.
CoPilot
Daarnaast komt er nog een grote verandering. Wellicht de grootste die Teams ooit zag. Microsoft gaat namelijk in Microsoft 365 hun eigen A.I. verwerken, een Large Language Model genaamd CoPilot.
In onderstaande video vertellen Microsofts Derek Snyder (Senior Director, Microsoft Teams) en Jeff Teper (President, Collaborative Apps & Platforms) je iets meer over de rol die CoPilot binnen Teams gaat bekleden.
CoPilot is alleen nog intern getest bij Microsoft zelf. We hebben er helaas zelf dus nog niet mee kunnen spelen, maar wat we hier van Derek en Jeff begrijpen is dat CoPilot alleen beschikbaar zal zijn voor diegenen die voor Teams Premium betalen. De premiumversie van Teams bestaat al langer, maar had tot voor kort nog geen uniek voordeel tegenover de standaardvariant. Daar gaat met de introductie van CoPilot dus verandering in komen.
Teams had eerder al een A.I. die verantwoordelijk was voor transcripties, ondertiteling en vertalingen binnen vergaderingen. Deze rol wordt met de uitrol van CoPilot flink uitgebreid. Teper geeft in de video aan dat veiligheid en simpliciteit de twee pijlers zijn waarop de functie gebouwd is en beschrijft vervolgens twee toekomstige functies: Recap en Business Chat.
Recap is een feature waarmee je terugkijkt naar wat er besproken is in een meeting, hoe laat je ook bent aangeschoven. Recap kijkt naar het transcript van de vergadering en breekt deze op in hoofdstukken om je zo een samenvatting te bieden van de behandelde onderwerpen en actiepunten.
Daarnaast zetten zij de nieuwe Business Chat kort in de schijnwerpers. Dit is volgens Teper een A.I.-chat waarin je inhoudelijke vragen kunt stellen over allerlei zaken binnen je organisatie. Deze chat is geïntegreerd in Microsoft Graph, waardoor Business Chat alleen toegang heeft tot die documenten, bestanden en correspondentie waar de eindgebruiker rechten voor heeft. Dit is zo ontworpen om de veiligheid van gevoelige persoons- en bedrijfsgegevens te waarborgen. Als wij hem goed begrijpen beantwoord Business Chat je vragen aan de hand van alle info die voor jou beschikbaar is, inclusief e-mails, chats, documenten en transcripties van besprekingen.
Zelf de nieuwe Teams uitproberen?
Doe mee met de Public Preview
Voorlopig is de Public Preview nog niet 100% public. Maar alleen beschikbaar voor commerciële partners van Microsoft die zich hebben aangemeld voor het public preview programma. Mocht je organisatie hiervoor aangemeld zijn, maar zie je nog geen schuifje om de nieuwe Teams-client te proberen? Vraag dan je IT- beheerder om toegang tot het preview-programma.
Zodra je Teams nu opnieuw opstart op je Windows PC (de preview is nog niet beschikbaar voor mobiele apparaten en MAC) zal linksbovenin de paarse balk een schuifje met "Nieuwe Teams" verschijnen. Zet dit schuifje om en klik door het pop-out-venster. Je Teams-app zal nu opnieuw opstarten en openen in de nieuwe omgeving. Je kunt nu Teams spelenderwijs opnieuw leren kennen.
Als klant van IT Local
Ben je klant bij ons? Dan ga je met de Teams-update werken vanaf het moment dat Microsoft de nieuwe omgeving officieel heeft uitgerold. En dat is ergens verderop in dit jaar. Natuurlijk zetten wij niet zomaar de knop voor je om. Vooraf testen we alles, informeren we je ruim van tevoren over de datum van omzetting en nemen we je mee in alle veranderingen en mogelijkheden. We zijn in ieder geval ontzettend te spreken over de komende veranderingen en kijken er naar uit om met de volledige spiksplinternieuwe versie aan de slag te kunnen!
Meer weten of concreet aan de slag?
In dit artikel hebben we je kort meegenomen in onze ervaringen met de 'nieuwe' Teams. Heb je hier iets aan gehad? Ben je benieuwd naar hoe een online samenwerkingstool als Microsoft Teams voor jouw organisatie kan werken? Natuurlijk helpen wij je graag verder. Wil je even vrijblijvend sparren of heb je interesse in onze cloudoplossingen en adoptie-aanpak; neem dan gerust contact met ons op.